Von Christiane Harriehausen
Frankfurt. Kosten sparen lautet das Gebot der Stunde, doch an die versteckten Ressourcen, die im Immobilienbesitz verborgen liegen, denken dabei nur die wenigsten. Strategisch mit Immobilienbesitz umzugehen, ihn zu managen und weiterzuentwickeln ist ein Ansatz, der in Deutschland noch immer viel zuwenig Beachtung findet. Wer vor einem so imposanten Gebäudekomplex wie der Frankfurter Welle mit 80000 Quadratmeter Büro-, Handels- und Gastronomieflächen steht, denkt eben in erster Linie an die Baukosten. Der Fachmann weiß jedoch, daß Immobilienprojekte dieser Größenordnung ohne ein sogenanntes Facility Management (FM) nicht mehr auskommen. Dies hat ganz praktische Gründe. Die Ausgaben der Unternehmen für ihre Immobilien stehen mit etwa 15 Prozent auf der Kostenseite der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Mit einem professionellen FM lassen sich zwischen 10 und 30 Prozent der Betriebskosten reduzieren. In angespannten Wirtschaftszeiten ein nicht zu unterschätzender Aspekt.
Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff FM? Wie so oft in der Immobilienbranche kommt auch dieser Ansatz aus Amerika, wo das FM bereits seit den achtziger Jahren zum Unternehmensalltag gehört. Ziel des FM ist es, Gebäude kostengünstig zu bewirtschaften und zugleich optimale Bedingungen für die darin arbeitenden Menschen zu schaffen. Der Facility Manager analysiert ein Gebäude nach vier Hauptkriterien: Gebäudetechnik, Fläche, kaufmännische Verwaltung und infrastrukturelle Dienstleistungen wie Reinigung oder Sicherheitsdienste, berichtet Michael Henk, Facility Manager und Leiter des IFMA Regionalkreises Rhein-Main. "Zu einem wirklichen FM kommt es aber erst dann, wenn alle Teilbereiche in ein einheitliches System eingebunden sind." Die Basis des FM bilden die Gebäudedaten. Bei Bestandsimmobilien ist die Erfassung dieser Daten mit Aufwand verbunden und selten ohne externe Hilfe möglich.
Daher beginnen sich Unternehmen im Normalfall erst dann für FM zu interessieren, wenn alle anderen Einsparpotentiale bis hin zur Mitarbeiterentlassung ausgeschöpft sind", berichtet Henk aus seiner Praxis. Gerade für den Mittelstand sei der Einstieg nicht einfach, weil der Unternehmer sich in der Regel einen Profi ins Haus holen müsse, da keine eigenen personellen Ressourcen vorhanden seien. Diese Kosten schrecken viele ab.
Zudem beobachten Fachleute zwei grundsätzliche Schwierigkeiten: die Trägheit des Systems, denn bei Bestandsimmobilien greifen Maßnahmen im Schnitt erst nach einer gewissen Vorlaufzeit, da mit Verträgen und Abrechnungen aus der Vergangenheit gearbeitet werden muß. Zudem unterscheidet sich das FM-Controlling vom herkömmlichen Unternehmenscontrolling und stiftet nur dann einen brauchbaren Zusatznutzen, wenn ein eigenes Beobachtungssystem geschaffen wird.
Das Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsunternehmen Price Waterhouse Coopers hat sich für ein professionelles Immobilienmanagement entschieden und auch in Deutschland eine eigene Immobilienabteilung geschaffen, um die unternehmenseigene Gebäudebewirtschaftung zu optimieren. "Alle Daten zusammenzutragen, überhaupt zu erfassen, in welchen Niederlassungen wir welche Verträge haben und mit wem, das hat fast ein Jahr gedauert", zieht der Leiter des Teams, Harry Hirsch, eine erste Bilanz seiner Arbeit. "Nur wenn wir einen Überblick über die Kosten haben, können wir auf allen Ebenen für Transparenz und Kostenbewußtsein sorgen." Dabei böten nicht nur Verträge mit externen Dienstleistern Optimierungspotentiale, auch intern gebe es jetzt eine Übersicht, was beispielsweise der Umzug eines Arbeitsplatzes koste. Dadurch sei eine Kostentransparenz geschaffen worden, die auch den firmeneigenen Nutzern zugute komme.
Von der Öffentlichkeit fast unbemerkt findet zur Zeit in der FM-Branche ein weitreichender Paradigmenwechsel statt. Vorreiter sind wieder einmal Amerika und Großbritannien. In Deutschland gibt es auf dem FM-Markt noch große Entwicklungsmöglichkeiten. Dies beinhaltet allerdings auch die Chance, von den reiferen Märkten zu lernen. Vor diesem Hintergrund geht die Unternehmensberatung Roland Berger in einer umfangreichen Studie unter anderem der Frage nach, welche Entwicklungsmuster es auf den angelsächsischen FM-Märkten gibt. Hierfür wurden 300 Unternehmen (sowohl Eigentümer/Nutzer von Immobilien als auch Facility-Management-Dienstleister) aus 11 Ländern befragt, wie Torsten Henzelmann, Partner im Kompetenzzentrum Engineered Products und Hightech und Leiter des Projekts, berichtet.
"In der Entwicklung des FM-Markts liegt Deutschland etwa zehn Jahre hinter Amerika und Großbritannien", schätzt Henzelmann. Im Gegensatz zu Deutschland stehe in diesen Ländern die wertorientierte Unternehmensführung im Vordergrund und damit auch die Fragestellung, welche Rolle die Immobilien in diesem Zusammenhang spielen. Diese sogenannten Shareholder-value-Ansätze, die in den angelsächsischen Ländern üblich seien, sehen die Immobilie als wesentlichen Bestandteil in der Bilanz. Dies habe man in Deutschland erst ein paar Jahre später erkannt. Entscheidend dürfte nun die Frage sein, welche Konsequenzen das für deutsche Nachfrager und Anbieter von FM-Leistungen hat. Die Studie liefert hierzu einige interessante Ergebnisse.
Um das FM in Deutschland voranzubringen, muß es auf der obersten Hierarchieebene eines Unternehmens verankert sein, meint Henzelmann. "Viele sehen das Thema ,Immobilien' als Tertiärsektor nach der Produktion und sonstigen Supportfunktionen. Dementsprechend wurden bisher auch die Aus- und Weiterbildung des Managements und die Gewichtung innerhalb des Unternehmens vernachlässigt. In Amerika obliegen mittlerweile fünfzig Prozent der Immobilienführung der ersten Führungsebene. Vor allem der deutsche Mittelstand habe in dieser Hinsicht noch einen erhöhten Nachholbedarf.
Auch auf der Anbieterseite wird es weitreichende Veränderungen geben. Henzelmann beobachtet zwei wesentliche Entwicklungen: die Bildung von strategischen Partnerschaften und eine stärkere Qualitätsorientierung. "Die Anbieter haben erkannt, daß die Komplexität des Themas zu hoch ist und daher den Partnermodellen die Zukunft gehören wird." Es sei auch zu beobachten, daß sich Großunternehmen (vor allem Bauunternehmen) an dem Service-Thema (technisches FM) entlang diversifizieren.
Zudem habe die Erfahrung gezeigt, daß der reine Preiskampf unter Vernachlässigung der Qualität auf lange Sicht für alle Seiten unbefriedigend sei. In Großbritannien werde der partnerschaftliche Ansatz mit offenen Büchern bereits erfolgreich umgesetzt. "Was wollen Sie als Anbieter machen, wenn Sie heute eine Ausschreibung bekommen, können Sie einfach nur über den Preis gewinnen und haben gar keine Möglichkeit, die Qualitätsoptimierung in den Vordergrund zu stellen." Das sei keine aktive Marktbearbeitung, sondern es würden einfach nur Kostensätze abgegeben, was letztendlich auch zu strukturellen Schwächen im Markt führe. "Deutschland ist im Augenblick auf dem Weg zu qualitätsorientierter und funktionaler Ausschreibung. Der Umgang zwischen Dienstleister und Ausschreiber ändert sich", faßt Henzelmann seine Beobachtungen zusammen.
Eberhard Sasse, Vorsitzender von GEFMA, dem deutschen Verband für Facility Management, beschreibt die derzeitige Situation wie folgt: "Der Wunsch des Anbieters nach Spezialisierung und der Wunsch des Nachfragers nach ganz ,normalen' Standardleistungen prägt die Stimmung." Diese Spannung bedinge manchen Mißstand, manche berufliche Enttäuschung und manche Fehlentwicklung. Es bleibt also noch einiges zu tun.
Weitere Informationen zum Nachlesen:
"Facility Management", Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele, von Jens Nävy, 3. Auflage 2003, Springer-Verlag.
GEFMA, Deutscher Verband für Facility Management e.V., Dottendorfer Straße 86, 53129 Bonn, Telefon 0228/230374, www.gefma.de
IFMA Deutschland e.V., International Facility Management Association, Telefon 0700/43906033, www.ifma-deutschland.de
Informationen zum Thema gibt es auch auf der Messe "Facility Management", die vom 20. bis 22. Mai in Düsseldorf stattfinden wird, www.
mesago.de
