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Business-Trip und Urlaub verbinden will gelernt sein
Die schönste Zeit des Jahres steht vor der Tür. Vor allem Selbstständige und Manager bekommen jedoch oft Probleme mit dem Finanzamt, wenn sie das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden wollen.
Ein voller Terminkalender ist meist der Grund, wenn die lang ersehnte Urlaubsreise oder der Wochenendtrip mit einem Geschäftstermin kombiniert wird. Dabei haben Selbstständige meist bessere Karten. Angestellte, selbst hoch dotierte Manager, müssen sich Dienstreisen, die sie mit einem privaten Trip kombinieren wollen, absegnen lassen.
Hinzu kommt, dass solche Kombi-Reisen bei Finanzbeamten oft Misstrauen provozieren. Dennoch ist eines sicher: Wer einen Business-Trip oder eine Fortbildungsreise geschickt mit dem Urlaub verbindet, kann den Fiskus an den Kosten beteiligen. Lutz Schumann, Herausgeber des Informationsdienstes Steuer-Schutzbrief (), verrät, worauf Betroffene achten müssen:
Vor der Reise ...
1. Exaktes Timing
Oft streichen übereifrige Finanzbeamten Reisekosten, wenn Privates mit im Spiel ist. Doch der Bundesfinanzhof (BFH) hat schon 1992 entschieden, dass alle Kosten während des dienstlichen Teils der Reise (An- und Abreise, Unterkunft, Verpflegung, Bewirtung) abzugsfähig bleiben. Vorausgesetzt, private und geschäftliche Kosten werden strikt getrennt (Az.: IV R 27/91) und der berufliche Teil der Reise steht klar im Vordergrund. Beispiel: An eine 5-tägige Geschäftsreise nach New York wird ein privates Wochenende angehängt.
Probleme bereiten bislang private Reisen, die mit einem beruflichen Kurztrip verbunden werden. Wer in der Vergangenheit beispielsweise seinen Jahresurlaub dazu nutzte, um Geschäftsfreunde zu treffen oder sich die neue Filiale anzusehen, blieb zumindest auf den privat bezahlten An- und Abreisekosten sitzen. Grund: Das so genannte „Aufteilungsverbot, nach dem Kosten, die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind, nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden können.“
Das könnte sich vielleicht schon bald ändern. Das Finanzgericht Köln hat sich jetzt in einer bahnbrechenden Entscheidung über dieses „steuerliche Grundgesetz“ hinweggesetzt (Az.: 10 K 6288/96). Ein IT-Fachmann hatte an einer 4-tägigen Konferenz in den USA teilgenommen, an den Aufenthalt aber noch drei Urlaubstage drangehängt. Die Finanzrichter erkannten 4/7 der Flugkosten sowie vier Übernachtungen steuermindernd an. Kleiner Pferdefuß: Das Finanzamt will sich mit dieser steuerzahlerfreundlichen Entscheidung nicht abfinden und hat beim Bundesfinanzhof (Az.: VI R 94/01) Einspruch eingelegt. Tipp: Betroffene sollten umgehend entsprechende Kosten in ihrer Steuererklärung geltend machen und gegen einen ablehnenden Steuerbescheid unter Hinweis auf das anhängige BFH-Verfahren Einspruch einlegen. Nur so sichern sie sich eine Steuererstattung, sollten die BFH-Richter das Urteil bestätigen.
2. Nachweise sammeln
Rechtzeitig vor der Reise überzeugende Beweise für die betriebliche Veranlassung sammeln. Zum Beispiel Anmeldungen bei Messe- oder Seminarveranstaltern, Korrespondenz mit Geschäftsfreunden, Behörden und Organisationen, Anfragen an ausländische Industrie- und Handelskammern, Terminabsprachen mit Kunden, Lieferanten und Messeausstellern.
3. Für Bildungshungrige: Das richtige Seminar auswählen
Selbstständige oder Angestellte, die Fortbildungsveranstaltungen in fernen Gefilden besuchen wollen, müssen dies gut vorbereiten. Wer die finanzamtsinterne Checkliste beachtet, geht auf Nummer Sicher (vgl. „Checkliste der Finazämter bei Seminaren“).
Tipp: Wer auf einem Kongress selbst Vorträge hält, darf sämtliche Kosten der Reise (An- und Abreise, Übernachtung, Verpflegung) absetzen. Alle Fortbildungskosten (An- und Abreise, Seminargebühren, Unterkunft, Verpflegung, Bücher), die Teilnehmer aus eigener Tasche bezahlt haben, können Unternehmer als Steuern mindernde Betriebsausgaben und Angestellte als Werbungskosten absetzen.
4. Reisebegleitung
Mitreisende Ehegatten oder Kinder sind für den Finanzbeamten stets ein Indiz für eine private Lustreise. Doch mit einem (schriftlichen) Zeit-Arbeitsvertrag - als Fahrer, Dolmetscher, Sekretärin, Messe-standpersonal - für das sonst nicht in der Firma/Praxis tätige Familienmitglied nehmen Betroffene dem Prüfer den Wind aus den Segeln. Das gilt selbst für Angestellte. Auch sie können einen Teil ihrer Arbeit delegieren.
... und während der Reise
1. Kosten trennen
Achten Sie stets auf separate Rechnungen für Hotel, Mietwagen und Restaurant, wenn sie Privates und Dienstliches verbinden.
2. Privat unterkommen
Selbstständige, die auf einer Geschäftsreise bei Freunden oder Bekannten übernachten, können trotzdem die Übernachtungspauschalen (von Land zu Land unterschiedlich) nutzen. Allerdings müssen Sie nachweisen, dass Sie an dem betreffenden Ort waren (Restaurant- oder Tankquittungen). Extra-Tipp: Ein Gastgeschenk bis 40 Euro muss der Fiskus zusätzlich als Steuern mindernde Betriebsausgabe/Werbungsausgaben akzeptieren.
