15.08.2003 · Stellenbeschreibungen sind ein weitreichendes Instrument in der Personalarbeit. Wie gewinnen sie die Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern?
Von Elke Matthes
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Der Blick in die Stellenbeschreibungspraxis einzelner Unternehmen ist nicht selten mit Überraschungen verbunden. Manche verstehen sie lediglich als „Zwangsübung“ zur Auflistung von Rechten und Pflichten des Mitarbeiters. Darüber hinaus sind sie häufig veraltet und in vielfältigen Formen im Unternehmen vorhanden. Diese oder ähnliche Argumente nutzen Gegner von Stellenbeschreibungen. Dem personalpolitischen Nutzen von Stellenbeschreibungen schenken sie häufig nicht genug Aufmerksamkeit.
Personalpolitische Relevanz
Stellenbeschreibungen sind eine schriftliche Definition von Aufgaben und Zielbereichen, die vom Stelleninhaber abgedeckt beziehungsweise erfüllt werden sollen. Sie schaffen somit Klarheit über Verantwortung, Aufgaben und Kompetenzen.
Für Mitarbeiter ist es wichtig, den Sinn und Zweck ihrer Tätigkeit zu kennen. Nur so entsteht das Bewußtsein, einen echten Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Für Führungskräfte bietet die Stellenbeschreibung eine klar definierte Grundlage für Art und Umfang der Delegation von Aufgaben und für erwartete Leistungsbeiträge, deren Erfüllung zu beurteilen ist.
Transparenz von Optimierungspotentialen
Mit der Stellenbeschreibung lassen sich Funktionen, Verantwortungsbereiche und Kompetenzen einer Stelle eindeutig und klar gegenüber anderen Stellen abgrenzen. Die Konsequenz: Optimierungspotentiale in der Aufbau- und Ablauforganisation werden transparent. Stellenbeschreibungen unterstützen daher die Organisationsanalyse und -planung. Sie bilden eine wichtige Basis für die Zertifizierung des Qualitätssicherungssytems nach DIN EN ISO 9000 ff. und die Personalplanung.
Objektivierte Beurteilungskriterien
Die in der Stellenbeschreibung aufgeführten Anforderungen beziehungsweise Kompetenzen ermöglichen die Auswahl und Beurteilung der Mitarbeiter nach objektivierten Kriterien. Bei einer aufeinander abgestimmten Stellenbeschreibungs- und Beurteilungssystematik legen Stellenbeschreibungen die Soll-Anforderungen an die Mitarbeiter fest. Anhand gleicher Beurteilungskriterien lässt sich einschätzen, inwiefern der jeweilige Stelleninhaber die Anforderungen tatsächlich erfüllt hat. Die Gegenüberstellung von Soll und Ist bildet die Grundlage für die „Standortbestimmung“ des Mitarbeiters, sein Entwicklungspotential und seinen Förderbedarf.
Vergütung basiert auf Bewertung
Für viele Unternehmen bildet die Wertigkeit der Funktionen den Ausgangspunkt für Vergütungsstruktur und -niveau. Diese werden häufig auf Basis einer analytischen Stellenbewertung - zum Beispiel der strata-Methode - bestimmt. Grundlage der Bewertung sind die Bedeutung beziehungsweise die Anforderungen einer Stelle. Eine Verknüpfung von Stellenbeschreibungs- und Bewertungssystematik unterstützt den Bewertungsprozeß: Vor Durchführung der Bewertungen werden bereits wesentliche Anforderungen im Stellenbeschreibungsprozeß konsensfähig diskutiert und dokumentiert.
Kernpunkt der Stellenbeschreibung
Das Konzept der Stellenbeschreibung sollte ausdrücklich darauf ausgerichtet sein, die von einer Position zu erbringenden Schlüsselbeiträge zu definieren. Der Kernauftrag der Stelle muß eindeutig definiert werden. Es kommt auf die wirklich wichtigen Begründungen für die Stelle und deren Beiträge zum Unternehmen oder zur Abteilung an und nicht auf „geringfügige“ Aufgaben. Dadurch wird erreicht, daß die Stellenbeschreibung bei unwesentlichen Änderungen des Aufgabengebietes nicht angepaßt werden muß.
Zusätzlich sind die Anforderungen an den Stelleninhaber zu dokumentieren. Auf diese Weise kann die Stellenbeschreibung als Grundlage für die Stellenbewertung sowie für ein Ziel- und Beurteilungssystem dienen.
... bis zur Einigung auf die Beschreibung
Gerade wenn Stellenbeschreibungen mit Vergütung und Personalentwicklung verknüpft werden, besteht die Versuchung, die Bedeutung der eigenen oder der zugeordneten Stellen als besonders wichtig herauszustellen. Es können auch Ängste existieren, Nachteile zu erlangen. Diesen Reaktionen können Unternehmen begegnen, indem sie vor der Stellenbeschreibung Führungskräfte schulen sowie Mitarbeiter ausführlich über die Zielsetzung dieses Instruments informieren. Im Anschluß daran erstellen Führungskräfte nach einer einheitlichen Systematik - unter Umständen unterstützt durch strukturierte Interviews oder einen entsprechenden Leitfaden - den ersten Entwurf der Beschreibung. Dieser wird dann mit Mitarbeitern, Personalabteilung und -vertretung zum Konsens geführt. Ein externer Berater trägt zur Akzeptanz und Qualität der Stellenbeschreibungen bei
Wird die Stellenbeschreibung in ihrer Wirkungsvielfalt im Unternehmen zielführend eingesetzt, dann wird sie automatisch bei allen Beteiligten das Interesse an ihrer Erstellung und Aktualisierung wecken. Sind Stellenbeschreibung, Funktionsbewertung, Beurteilungs- und Vergütungssysteme aufeinander abgestimmt, unterstützen sie eine effiziente, transparente und motivierende Personalarbeit.
