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Kolumne „Mein Urteil“ Dürfen wir die E-Mails der kranken Kollegin lesen?

 ·  Im Unternehmen entstehen oft organisatorische Probleme, wenn jemand erkrankt. Dürfen die Kollegen auf die E-Mails einer kranken Mitarbeiterin zugreifen? Es kommt auf die genaueren Umstände an.

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Eine längere Krankheit wirft in Unternehmen organisatorische Fragen auf, insbesondere wenn die Mitarbeiterin intensiven Kundenkontakt hat, der in dieser Zeit fortgesetzt werden muss. Die Übernahme der Arbeit durch die Kollegen hat ihre Tücken. Vor allem der Zugriff auf E-Mails muss sorgfältig überlegt werden, denn je nach den Umständen gelten unterschiedliche Regeln. Das Vorgehen sollte deshalb am besten mit der Personal- oder Rechtsabteilung sowie gegebenenfalls dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat abgestimmt werden.

Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber, ob die Mitarbeiter den dienstlichen E-Mail-Account auch privat nutzen dürfen. Ist die Privatnutzung untersagt und wird dieses Verbot auch durchgesetzt, ist die Rechtslage einfach: Dann kann der Arbeitgeber auf die E-Mails zugreifen, um die dienstlichen Vorgänge zu steuern - oder auch stichprobenmäßig die Leistung zu kontrollieren. Bei unerwarteter Abwesenheit kann daher der IT-Administrator deshalb gebeten werden, die E-Mails zugänglich zu machen.

Anders liegt es aber, wenn - wie so oft - im Unternehmen die Privatnutzung der Dienstaccounts gestattet ist und sich die dienstliche und private Nutzung vermischen. Dann gelten für den Zugriff auf private Mails strengere Anforderungen und diese „infizieren“ faktisch auch den Zugriff auf Dienstmails, wenn alle Nachrichten in demselben Postfach eingehen. Lange Zeit galt für die Privatmails das Telekommunikationsgeheimnis als anwendbar, das streng vor jeder Inhaltskontrolle schützt, ähnlich wie Telefonate grundsätzlich nicht abgehört werden dürfen. Allerdings wird diese Ansicht neuerdings abgelehnt oder zumindest danach unterschieden, ob die Mails, auf die zugegriffen werden soll, gerade neu eingegangen sind oder der Arbeitnehmer sie schon gesehen und bewusst im elektronischen Postfach des Arbeitgebers belassen hat.

Im ersten Fall soll das Telekommunikationsgeheimnis noch wirken, im zweiten Fall dagegen nicht mehr. Dann gilt lediglich das allgemeine Datenschutzrecht, weil der Arbeitnehmer die Mailbox nicht mehr als Teil eines Telekommunikationsvorgangs, sondern nur noch als Datenspeicher nutzt. Bei Anwendung des Datenschutzrechts ist dem Arbeitgeber zwar ebenfalls nur unter engen Voraussetzungen der Zugriff auf die Inhalte privater Mails der Arbeitnehmer gestattet, aber er ist möglich, vor allem beim Verdacht auf schwere Pflichtverletzungen und wenn „erhebliche Nachteile“ abgewendet werden sollen. Da es im Datenschutzrecht stets auf die Interessenabwägung im Einzelfall ankommt, ist der Zugriff auf die Mailbox umso eher zulässig, je vorsichtiger er erfolgt.

Wird nicht der gesamte Mailbox-Inhalt elektronisch durchsucht oder gar kopiert, sondern manuell geöffnet und werden dann die Mails lediglich anhand von Absender und Betreffzeilen sortiert, wird der Inhalt der privaten Mails gar nicht oder nur sehr eingeschränkt zur Kenntnis genommen. Damit ist der Zugriff sozusagen minimal invasiv und zur Abwehr drohender wesentlicher Nachteile für den Arbeitgeber zulässig (Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, Az.: 4 Sa 2132/10). So können auch die E-Mails der Kollegin gesichtet werden, um auch während ihrer Krankheit mit den Kunden in Kontakt zu bleiben. Sicherer ist es für die Unternehmen aber, die Privatnutzung des E-Mail-Systems auch mit Blick auf Abwesenheiten vorab zu regeln.

Anja Mengel ist Partnerin der Kanzlei Altenburg Fachanwälte für Arbeitsrecht in Berlin.

Quelle: F.A.Z.
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