04.04.2009 · Nicht gesendete Mails sind gute Mails. Erst denken, dann schreiben. Lieber kurz und bündig. Das sind nur einige kleine Regeln, die das Mailen angenehmer und effizienter machen. Ein kleiner Knigge für die Alltagspost im Büro.
Nicht gesendete Mails sind gute Mails. Erst denken, dann schreiben. Lieber kurz und bündig. Das sind nur einige kleine Regeln, die das Mailen angenehmer und effizienter machen. Ein kleiner Knigge für die Alltagspost im Büro.
- Nicht gesendete Mails sind gute Mails
Es hilft immer, sich zu fragen: Ist diese Mail wirklich nötig? Gibt es eine wichtige Information, die ich dem anderen übermitteln muss? Und zwar eine, die nicht nur ich für wichtig halte, sondern auch der Empfänger. Erst wenn das mit Ja beantwortet ist, wird gemailt.
- Erst denken, dann schreiben
Was will ich meinem Gegenüber genau sagen? Welche Informationen braucht er von mir, und welche Daten sind eher überflüssig für ihn? Wenn die Mail abgeschickt ist, ist es zu spät, Wünsche zu präzisieren oder Fragen zu ergänzen. Deshalb bewährt sich die alte Regel: In der Ruhe liegt die Kraft. Die anderen merken das.
- Entscheiden Sie sich für einen Empfänger
„An alle: Wir müssen das bearbeiten.“ Wer muss hier was bearbeiten? Und warum und bis wann überhaupt? Wenn viele auf der Verteilerliste stehen, bringen wolkige Rundrufe gar nichts. Jeder wird denken: Es wird sich schon jemand kümmern. Beste Gegenstrategie: „Gute Idee. Kannst du das bitte übernehmen?“
- Wer auf CC steht, liest und schweigt
Eine Mail hat einen Empfänger, an den sie gerichtet ist. Und manchmal einen CC-Empfänger. Der soll sie lesen und zur Kenntnis nehmen. Also nicht beantworten. Deshalb gilt: Fühlt sich der CC-Empfänger bemüßigt, zu antworten, ist etwas Wesentliches schiefgelaufen.
- Es geht auch ohne Re: Re: Fwd: Fwd: Hallöchen.
Gerade die Betreffzeile hat ihren Sinn. Post mit dem Betreff „Unser Auftrag“ lesen wir sofort, die mit „Hallöchen“ oder „Korrektur: vdw/MüME/Vl“ wandert gleich in den Papierkorb. Je schneller die Kommunikation, desto klarer muss sie sein.
- Rechtschreibprogramme helfen...
... wenn man sie denn nutzt. Wer meint, er könne bei E-Mails in Sprache, Rechtschreibung oder Grammatik nachlässig sein, der überlebt im Büro- und Geschäftsalltag nicht lange. Oder würden Sie jemandem einen Auftrag geben, der nicht mal Ihren Namen richtig schreibt?
- Lieber kurz und bündig
Im Gegensatz zur SMS darf eine Mail unendlich lang sein. Daher ist sie das häufig auch. Dass die meisten Empfänger aber keine Lust haben, sich durch seitenlanges unstrukturiertes Geschwafel zu schmökern, fällt vielen gar nicht auf. Deshalb: Absätze machen und Wichtiges fetten.
- Bitte nicht nachhaken
„Haben Sie meine Mail bekommen?“ Ja, hat der Empfänger. Aber auch Mailer brauchen ab und zu Zeit zum Antworten. Manche sind mal einen Tag krank, andere auf Termin. Wieder andere lesen nicht jeden Tag ihre E-Mails bis nachts um drei. Alles kein Grund zum Drängeln.
- Sprechen hilft gelegentlich
Ein Blick sagt mehr als tausend Worte, und ein Gespräch ist oft besser als tausend Mails. Darum sollten wir wieder öfter ins Büro der anderen gehen und: reden. Das hilft gerade bei komplexen Themen, die schwer zu erklären sind. Aus denen werden sonst schnell Mail-Pingpongs.
- Die Löschtaste darf benutzt werden.
Manche Mails müssen gespeichert werden, weil sie wichtige Geschäftsdaten enthalten. Oft aber sammeln wir die komplette Korrespondenz mehrerer Jahre im Postfach. Dagegen hilft nur eines: ab und zu die Löschtaste drücken
