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Produktivität im Büro : Mails und Sitzungen fressen zwei von fünf Arbeitstagen

  • -Aktualisiert am

Wie wichtig die elektronische Korrespondenz auch außerhalb der Arbeitszeit ist Bild: AKAD Hochschule

Heute wieder nichts geschafft - das denkt sich mancher Arbeitnehmer, der einen Tag nur mit Besprechungen und E-Mail-Bergen verbracht hat. Doch eine neue Studie zeigt: Dass sogar zwei von fünf Arbeitstagen für solche Tätigkeiten draufgehen, ist normal.

          Einen ganzen Tag der Arbeitswoche verbringen Bürotätige durchschnittlich damit, E-Mails zu bearbeiten. Fast ein weiterer Tag geht für Besprechungen drauf. Es bleiben also nur noch drei Tage in der Woche für das Erledigen der eigentlichen Arbeit übrig. Das sind Ergebnisse einer Arbeitseffizienzstudie der AKAD Hochschule Leipzig und der Tempus GmbH, für die mehr als 2000 Personen über eine Online-Befragung Auskünfte über ihren Büroalltag gaben.

          In einem Fragebogen sollten die Teilnehmer ihre generelle Arbeitsbelastung einschätzen und wie diese durch neue Medien beeinflusst wird. Dabei stellte sich heraus, dass jeder Vierte mehr als 50 E-Mails am Tag bekommt und wiederum jeder Vierte, die Hälfte der empfangenen E-Mails als unproduktiv betrachtet. Der überwiegende Teil der Befragten würde gerne weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen.

          Wie oft Arbeitnehmer in ihre Mails gucken

          Das Verhältnis der Arbeitnehmer zur elektronischen Korrespondenz ist dabei jedoch durchaus gespalten. Denn ein großer Teil der Arbeitnehmer gab an, mit Hilfe des E-Mail-Verkehrs viele Probleme auf die Schnelle lösen zu können. Dazu passt, dass mehr als 60 Prozent der Befragten ihre dienstlichen E-Mails auch außerhalb der Arbeitszeit abrufen. Und im Vergleich zu anderen Formen der Kommunikation empfindet fast die Hälfte der Befragten die Nutzung von E-Mails als entlastend.

          Warum auch wichtige E-Mails unbeantwortet bleiben

          Weiter ergab die Studie, dass die Befragten durchschnittlich 16 Prozent ihrer vertraglichen Arbeitszeit noch einmal als Überstunden auf ihre Bürozeit obendrauf setzen. Trotzdem haben fünf von sechs Befragten das Gefühl, nicht genug zu arbeiten. Die in den Besprechungen vereinbarten Aufgaben werden nur zu 60 Prozent auch wirklich erledigt. Des weiteren glaubt fast jeder Zweite, dass er mit einem besser strukturierten Arbeitsplatz immerhin bis zu 20 Prozent effizienter arbeiten könnte.

          Wenn das Postfach viel Zeit frisst: Arbeitnehmer verbindet eine Art Hassliebe mit ihren Mails.

          In einem zweiten Teil der Studie wurden etwa 1500 Teilnehmer zur Verwendung von Instant Messengern und sozialen Netzwerken befragt. Grundsätzlich haben sich diese neuen Kommunikationsmöglichkeiten in den Unternehmen aber noch nicht durchgesetzt. Deutlich mehr als die Hälfte der Befragten nutzen gar keine Instant Messenger und knapp 40 Prozent nutzen keine sozialen Netzwerke.

          Von denen, die sie nutzen, sind mehr als die Hälfte der Meinung, Instant Messenger verbesserten die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Gut 80 Prozent empfinden die darüber verschickten Kurznachrichten als gute Ergänzung zu Telefon und E-Mails. Auch soziale Netzwerke werden hauptsächlich als Ergänzung zu anderen Kommunikationswegen genutzt. Allerdings empfinden fast 60 Prozent die Nutzung von sozialen Netzwerken eher als zusätzliche Arbeitsbelastung.

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