01.12.2011 · Adrette Vorzimmerdamen nur fürs Tippen und Kaffeekochen sind ein Auslaufmodell. Chefsekretärinnen sind heute hochqualifiziert - und meistens ziemlich gut bezahlt.
Von Sarah Sommer
Fräulein Müller, zum Diktat! Wenn der Chef ruft, klackert seine Sekretärin prompt auf Pumps und im Bleistiftrock aus dem Vorzimmer ins Vorstandsbüro - Stift und Block schon parat, um virtuos in schönster Stenographierschrift den Brief an Kunden Meier mitzuschreiben. Hübsch frisiert und mit frisch lackierten Fingernägeln macht sie sich anschließend ans Briefetippen und Kaffeekochen. Wehe, einer der Untergebenen wagt sich derweil ohne Termin und ihre Genehmigung ins Chefbüro. Dann wird die adrette Vorzeigedame zum Vorzimmerdrachen. Wer sich mit dem Chef gut stellen will, der sollte sie mit einem kleinen Flirt und Pralinen besänftigen.
So oder so ähnlich sollen sie ausgesehen haben, die Chefsekretärinnen der sechziger Jahre. Vermutlich haben das Klischee schon damals nur die wenigsten Damen erfüllt. Und doch lebt der Sekretärinnen-Mythos bis heute in vielen Köpfen weiter. Die Realität sieht längst anders aus.
Manchen Anrufer bei der Deutschen Bank ereilt der Realitätsschock in Gestalt von Torsten März. „Wenn ich den Telefonhörer abnehme, bekomme ich oft die Frage zu hören: Können Sie mich bitte mit seiner Sekretärin verbinden? Wenn ich sage: Ich bin sein Sekretär - dann ist die Leitung erst einmal für mehrere Sekunden wie tot“, erzählt der 39-Jährige, der eigentlich das Bäckerhandwerk erlernen wollte, sich dann aber doch für eine Ausbildung zum Fremdsprachensekretär entschied. Neun Jahre lang war er Sekretär des Chefvolkswirts der Deutschen Bank, Norbert Walter. Nachdem Walter in Rente gegangen war, wechselte März ins Vorzimmer einer anderen Führungskraft. „Als ich bei Herrn Walter anfing, war das schon eine kleine Sensation in der Bank“, erinnert sich März. Als Mann in dem Beruf sei man nun mal ein Exot. Schätzungen zufolge sind 99 Prozent der Sekretariatsposten in Deutschland mit Frauen besetzt. Als Mann brauche man für diesen Beruf Nerven aus Stahl, müsse verunsicherte Blicke aushalten können und auch das irritierte Schweigen am Telefon.
Auch wenn ihm in seinem Job manches Vorurteil begegnet: März ist gerne Sekretär. Mit Vorurteilen und Klischees müssten schließlich auch die Kolleginnen leben. „Ich kenne durch meinen Job viele Sekretariate“, sagt März. „Und es gibt sie alle: die Sekretärinnen, die Kaffee kochen, ebenso wie die Sekretärinnen, die sagen, wo es langgeht.“ Man könne in diesem Beruf viel weiter kommen als bis zur Kaffeeküche oder zum Kopierer, sagt er. Stolz ist März zum Beispiel auf den Newsletter „Ein Fall für Walter“, den er für seinen Chef entwarf und der jahrelang kursierte. „Wie viel Verantwortung man als Sekretär übernimmt und wie viel Freiheit man in seinen Aufgaben hat, hängt eben immer vom jeweiligen Chef ab.“
In vier Sprachen flüssig mit Geschäftspartnern und Kunden parlieren, Präsentationen und Reden für den Chef vorbereiten, Projekte, Besprechungen und Konferenzen organisieren, den Vorstand für die Termine des Tages coachen und über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden halten - und sich trotzdem nicht zu schade sein, auch einmal schnell über den Konferenztisch zu wischen, ein Geschenk für die Ehefrau zu besorgen oder, ja, eben auch Kaffee zu servieren. Diese Ambivalenz müsse man als Chefsekretärin schon aushalten, erzählt Petra Balzer. Mehr als zwanzig Jahre lang hat sie in den Vorzimmern von Konzernvorständen als persönliche Sekretärin gearbeitet. Vor sechs Jahren dann schrieb sie sich unter dem Pseudonym Katharina Münk ihre Erfahrungen von der Seele. Ihr erstes Buch hieß: „Und morgen bringe ich ihn um. Als Chefsekretärin im Top-Management“. Es erzählt von cholerischen, selbstverliebten Managern, die ihre Sekretärinnen allzu oft als Betriebsinventar sehen. Das Prinzip, als Frau in einer Position mit hoher Dienstleistungsfunktion als Mutter, Mädchen, Managerin einem Mann zuzuarbeiten, werde wohl so lange fortbestehen, wie die Führungsetagen männlich dominiert seien, schrieb Balzer.
Attraktiv ist der Job trotzdem. Auch für sehr gut ausgebildete Frauen, berichtet Andrea van Harten, Vorstandsmitglied im Bundesverband Sekretariat und Büromanagement: „Der Einblick in die Machtzentralen von Unternehmen und Verbänden reizt viele qualifizierte Frauen“, sagt sie. „Zudem sind Vorstandssekretärinnen inzwischen sehr gut bezahlt.“ Top-Sekretärinnen verdienen mehr als 65.000 Euro im Jahr, zeigt eine aktuelle Studie der Personalberatung Kienbaum. Am lukrativsten ist der Job in großen Konzernen und Banken in den Großstädten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen, berichtet Frank Weingarten, Partner bei Kienbaum: „Von den Chefsekretärinnen werden neben einer hervorragenden Ausbildung höchste Diskretion und Integrität erwartet, sie müssen mit einer hohen Arbeitsbelastung umgehen können, sich souverän in einem hochkarätigen, internationalen Umfeld bewegen, unter Zeitdruck schnell Entscheidungen treffen.“ Oft seien es Akademikerinnen oder Frauen mit einer kaufmännischen Ausbildung und Zusatzqualifikationen, die den Sprung in die Vorzimmer der Macht schaffen.
In den Vorzimmern hören sie den Begriff Sekretärin nicht mehr gerne. In der Berufsbeschreibung steht heute meist „Personal Assistant“. „Es gibt heute viele verschiedene Berufsbezeichnungen - je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit. Sie reichen von der Sekretärin über Assistentin und Personal Assistant bis zur Office Managerin“, erklärt van Harten. Die neuen Begriffe sorgen mancherorts für Verwirrung über die Rolle der Assistentinnen, denn der klassische „Vorstandsassistent“ ist etwa ein Hochschulabsolvent, der dem Vorstand inhaltlich zuarbeitet und sich so auf zukünftige Managementaufgaben vorbereitet. Klassische Sekretariatsaufgaben wie Reisen buchen oder Termine vereinbaren übernehmen diese Nachwuchsmanager normalerweise nicht.
Petra Balzer hat den Chefsekretärinnenberuf inzwischen an den Nagel gehängt und sich als Autorin und Beraterin selbständig gemacht. Heute berät sie Sekretärinnen und ihre Chefs, wie sie ihre Zusammenarbeit besser gestalten können. „Der Job einer Chefassistentin kann sehr fordernd und spannend sein, wenn man einen Überblick über alle wichtigen Vorgänge hat und inhaltlich eingebunden ist“, sagt Balzer. „Das steht und fällt mit der Arbeitsweise und dem Führungsvermögen der Chefs.“ Die Arbeitsweise verändere sich zunehmend - denn langsam ziehe auch eine neue Generation von Chefs in die Vorstandsetagen ein: „Die haben sich organisatorisch emanzipiert, beantworten über Smartphone und Tablet PC selbst ihre Mails und organisieren ihre Termine. Das birgt auch die Gefahr, dass sie oft gar nicht so recht wissen, wie sie eine Sekretärin noch einsetzen sollen.“ Ihr neues Buch heißt denn auch: „Denn sie wissen nicht, was wir tun“.
Allenfalls 30 Prozent der Sekretärinnen arbeiteten heute noch als persönliche Assistentinnen für einzelne Vorstände oder Geschäftsführer, berichtet Balzer. Die große Masse sei für mehrere Vorgesetzte gleichzeitig tätig, als Teamassistentin oder Abteilungssekretärin. Statt im Vorzimmer sitzen Sekretärinnen heute häufig im Großraumbüro - und sie verdienen auch bei weitem nicht so viel wie die persönlichen Assistentinnen, wie die Kienbaum-Gehaltsstudie zeigt: Teamassistentinnen bekommen etwa oft nur um die 30.000 Euro im Jahr. Dafür sind sie allerdings auch weniger von ihrem Chef abhängig und haben geregelte Arbeitszeiten.
Für ein neues Rollenbild auch bei den Chefsekretärinnen in den Vorzimmern könnte eine Frauenquote in den Führungsetagen sorgen, sagt Marc Schlichtmann. Er ist Regionalleiter des europäischen Management Assistant Verbandes (Euma) in Hamburg und setzt sich dafür ein, dass die Klischees und Vorurteile über den Vorzimmer-Job verschwinden. Der 35-Jährige hat als Sekretär in Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und einer Werbeagentur sowohl für Frauen als auch für Männer gearbeitet. „Viele männliche Chefs können es sich heute noch nicht vorstellen, einen männlichen Sekretär zu beschäftigen. Sie haben das Bild der hübschen Sekretärin als Statussymbol im Kopf“, sagt er. Frauen, die sich eine Führungsposition erarbeitet haben, würden hingegen selbst gegen Geschlechterklischees ankämpfen, seien auch Exoten in ihrem Umfeld - und würden deshalb gerne männliche Sekretäre einstellen. „Manchen Frauen fällt es womöglich auch leichter, ihren Sekretär zu bitten, mal einen Kaffee zu kochen oder ihr einen persönlichen Gefallen zu tun, als eine Sekretärin“, meint Schlichtmann. Ein höherer Frauenanteil bei den Vorständen dürfte also den Mythos der adretten Vorzimmerdame endgültig zu Fall bringen.
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