Personaldienstleister Vorstellungsgespräche mit Fremden

Rund 28 000 Bewerbungen hat der Modehersteller Hugo Boss im vergangenen Jahr erhalten, mit mehr als 30 000 rechnet er in diesem Jahr - zu viele für den Leiter der Personalabteilung, Dietmar Knöß. Weil er und sein Team mit der Flut von Bewerbungsmappen und E-Mails nicht mehr alleine fertig werden, hat sich Knöß Unterstützung geholt: Der Personaldienstleister Access hilft ihm seit dem vergangenen Jahr in der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Die Aufgaben von Access reichen vom Schalten der Stellenanzeigen über das Führen von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Auswahl passender Kandidaten. Auch die Pflege der Bewerber-Datenbank ist mittlerweile Sache des Dienstleisters. Recruitment Process Outsourcing (RPO) nennt sich diese Vorgehensweise in der Management-Sprache.

Personalabteilungen sind ausgedünnt

Knöß ist nicht der einzige Verfechter der Auslagerung. Zahlreiche Unternehmen haben in den vergangenen Monaten ihre Bewerbungsprozesse nach außen vergeben oder bereiten dies derzeit vor. "Rekrutierung ist zum zyklischen Geschäft geworden", begründet Access-Vorstandsmitglied Claus-Peter Sommer die wachsende Nachfrage. Nach Jahren des Sparens seien viele Personalabteilungen so ausgedünnt, dass sie Zeiten mit großer Personalnachfrage nicht mehr alleine bewältigen könnten. Die Aufgaben der verbliebenen Mitarbeiter verschieben sich: Statt Wäschekörbe voller Post zu sichten, sollen sich die Personalbetreuer nach dem Willen der Unternehmensleitung darauf konzentrieren, angesichts des vielzitierten Fachkräftemangels und des demographischen Wandels qualifizierte Mitarbeiter möglichst lange im Unternehmen zu halten.

Allein Access hat im vergangenen Jahr 5 Millionen Euro Umsatz in dem dort Recruiting Process Management (RPM) genannten Geschäftsbereich erwirtschaftet, ein Plus von 48 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Für dieses Jahr prognostiziert Sommer ein Wachstum von 25 Prozent. Zu seinen Kunden gehören neben Hugo Boss beispielsweise Infineon, Qimonda, die Deutsche Bank, Ford, Honda und Philips. Für insgesamt 4500 Vakanzen ist der Kölner Dienstleister im vergangenen Jahr im Einsatz gewesen. Auf die Idee mit dem Bewerbungsservice, der im angelsächsischen Wirtschaftsraum schon seit längerer Zeit verbreitet ist, brachte Access vor sechs Jahren ein Kunde.

Eigene Schreibtische beim Kunden

Neben Access tummeln sich eine Reihe weiterer Dienstleister auf diesem Gebiet. Zu den in der Branche bekannten Namen zählt auch die aus Großbritannien stammende Gesellschaft Alexander Mann Solutions, die hierzulande etwa für das Informationstechnik-Unternehmen CSC arbeitet. Der in Mannheim ansässige Dienstleister Hays ist unter anderem für das Technologieunternehmen 3M im Einsatz, die in München sitzende HR Factory für Microsoft. Auch die internationale Personalberatung Korn Ferry hat das Geschäft mit Stellenbesetzungen jenseits der Top-Management-Ebene für sich entdeckt und bedient seit Anfang vergangenen Jahres mit dem Tochterunternehmen Futurestep den deutschen Markt. Im Gegensatz zu seinen Konkurrenten nennt Futurestep keine Kundennamen.

Wie weit die Zusammenarbeit geht, variiert. In der Regel haben die Mitarbeiter der Dienstleister ihre Schreibtische vor Ort in den Personalabteilungen der Unternehmen. Dies ist etwa bei Hugo Boss und Microsoft der Fall. Hays betreut den Kunden 3M derzeit noch von der eigenen Niederlassung in Düsseldorf aus, doch der Trend geht zur Einbindung vor Ort: Im Sommer sollen die Mitarbeiter nach Angaben von Hays-Abteilungsleiter Oliver Kömpf an den Firmensitz von 3M nach Neuss umziehen.

Schweigen über die Kosten

Die Kandidaten erfahren im Lauf des Bewerbungsverfahrens nicht immer, dass sie es mit einem externen Dienstleister zu tun haben. Sowohl Hugo Boss als auch Microsoft kommunizieren das nicht offensiv, aus Angst, dass Bewerber dies als Zeichen von Desinteresse verstehen könnten. Microsoft stattet die externen Rekrutierungsspezialisten sogar mit Microsoft-Visitenkarten aus. "In zwei Dritteln der Fälle bleiben wir im Hintergrund, in einem Drittel der Fälle treten wir in Erscheinung", sagt Access-Vorstand Sommer. Offen gingen damit etwa Infineon und Qimonda um.

Wie viel Geld es kostet, die Bewerbungsprozesse von einem Dienstleister erledigen zu lassen, darüber hüllen sich die Anbieter in Schweigen. Das hänge vom Einzelfall ab, heißt es überall. "100 Vakanzen im Jahr sollte ein Unternehmen schon rausgeben, damit sich das für beide Seiten lohnt", sagt Sommer. Er spricht von einem "niedrigen Tausend-Euro-Betrag" je zu besetzender Stelle. Eine andere Faustregel nennt Hays-Mann Kömpf: Während Headhunter für die Besetzung einer Führungsposition rund 30 Prozent eines Jahresgehalts verlangen, seien es für die Besetzung von Spezialisten-Stellen rund 15 bis 20 Prozent. Solche Zahlen will Futurestep-Chef Patrick Weiland nicht bestätigen. Er verweist darauf, dass es den Kunden bei der Auslagerung weniger auf die Höhe der Rechnung ankomme, sondern mehr auf die Einsparungen: "Unternehmen erwarten, dass ihre Rekrutierungskosten dadurch um bis zu 50 Prozent sinken."

"Unterm Strich sparen wir Geld", bestätigt Hugo-Boss-Personalleiter Knöß. Außerdem spare die Vergabe nach außen Zeit, ein nicht zu unterschätzender Faktor im Kampf um die besten Köpfe. Er hat sich und seinen Mitarbeitern zum Ziel gesetzt, in diesem Jahr rund 150 der insgesamt 400 zu besetzenden Stellen von Access abwickeln zu lassen. "Nach vier Wochen haben Bewerber woanders eine Eingangsbestätigung", sagt Access-Manager Sommer. "Bei Boss haben sie da schon ein Vorstellungsgespräch."