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Ordnung im Büro Frühjahrsputz am Arbeitsplatz

 ·  Büromenschen neigen dazu, Unterlagen zu horten, die keiner mehr braucht. Das Frühjahr ist eine gute Zeit, um den Schreibtisch zu entmüllen. Was ist die beste Strategie, um guten Vorsätzen auch Taten folgen zu lassen? Einige Tipps.

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Folgendes vorneweg: Menschen, die dazu neigen, sich in ihrer Unordnung einzurichten, wirken nicht kompetent und gut organisiert. Der Chef, der sich darüber freut, dass die Büros seiner Mitarbeiter Papierburgen ähneln, ist ein Phantom. Die Gleichung, ich bin chaotisch, also kreativ, ist Mottenkistenimagepflege. Wer sich nicht trennen kann von überflüssigen Mails, unverlangt eingesandten Rundbriefen, Broschüren und monatealtem Schriftverkehr, dem stellen Psychologen kein schmeichelhaftes Zeugnis aus: Oft verbirgt sich hinter den sammelwütigen Eichhörnchentypen, die nichts wegwerfen können, unsicherere Persönlichkeiten, die sich in einen schützenden Kokon aus Besitztümern hüllen. Es sind Menschen, die sich und dem Leben nicht so recht über den Weg trauen, die dazu neigen, Dinge zu horten und nicht loslassen zu können. Immer in der Absicht, es könnte ja noch einmal von Bedeutung sein.

Das ist Unsinn. Mit der verblichenen Einladung verhält es sich wie mit der Jeans, die seit zwei Wintern im Schrank auf schlankere Hüften wartet: Beides sollte entsorgt werden. Im ABC professioneller Haushaltsentmüller findet sich zu Recht folgende These: Kleidung, die ein Jahr lang nicht getragen worden ist, hat ausgedient und ist ein Fall für den Caritascontainer. Die Halbwertzeit von Bürokorrespondenz ist um ein Vielfaches geringer. Bei der Einladung reicht es, gegebenenfalls die Adresse zu archivieren. Die Einladungskarte, sei sie noch so geschmackvoll, gehört entsorgt. Und tschüss:

- Beherztes Ausmisten ist eine Frage der Selbstdisziplin und der Stimmung. Wer in der Jetzt-packe-ich-es-an-Aufräum-Laune ist, sollte dies nutzen und sich ans Werk machen. Denn der Tatendrang verrauscht.

- Auch kleine Schritte helfen. Jeden Tag eine Viertelstunde fürs Aussortieren reservieren, bringt oft mehr und kontinuierlicheren Erfolg als der gutgemeinte und schlecht durchgehaltene Vorsatz, gleich eine kompromisslose Komplettentrümpelung vorzunehmen. Das klappt meist so wenig wie die Steuererklärung am Sonntagnachmittag, deren Marathon ohne bereits abgeheftete Belege nicht funktioniert.

- Den Vorsatz fassen und in die Tat umsetzen, die Zahl der Ordner zu halbieren. Nutzloses wird entsorgt, nachdem die Fragen geklärt sind: Braucht man das jemals wieder? Hat man überhaupt gewusst, dass man diese Unterlagen besitzt? Wer das ehrlich beantwortet, tut sich mit dem Füttern des Reißwolfs leichter.

- Vorsicht vor der Ablage „Wiedervorlage“, das ist meist der Parkplatz für Unerledigtes, für lästige Aufgaben, um die man liebend gern einen großen Bogen schlägt. Die Strategie: Täglich drei Vorgänge bearbeiten, in der Zeit das Telefon ignorieren und die Tür schließen. Wer frühmorgens konzentriert ist, erledigt das zum Auftakt. Wer ein Abendarbeiter ist, nimmt das nachmittags in Angriff. Dann ist Zeit, wichtige Dokumente zu archivieren und möglichst auf elektronischen Datenträgern einzuscannen. Das beruhigt und spart Platz.

- Wer sich ohne ein wenig nostalgischen Schnickschnack unwohl fühlt, den entlastet eine kleine Kramkiste oder -schublade. In der landet der Nervennahrungsschokoriegel, die Aspirintablette und der vergilbte Lieblings-Geschäftsbrief mit dem legendären Auftrag. Hauptsache, das Sammelsurium bleibt überschau- und unsichtbar.

- Ist man beim Entrümpeln auf zwei gut erhaltene, nie gelesene Fachbücher, Ersatzscheren und Reservehefter gestoßen, alles zum Wegwerfen zu schade, packt man alles in eine Kiste und setzt diese mit einem Bitte-Bedienen-Zettel auf dem Flur aus. Abends ist die Kiste leer, sind Kollegen froh für die Fundstücke.

- Natürlich gibt es auch die wachsende Zahl jener Berufstätigen, die ihr Büro nach dem Motto führen, außen hui und innen pfui: Sie haben zwar zur Freude ihrer Vorgesetzten einen aufgeräumten Schreibtisch und eine übersichtliche Zahl an Ordnern, wehe aber, sie fahren ihren Computer hoch. Denn hier quellen die E-Mail-Fächer über und stehen immer kurz vor dem Kollaps. Neben dem selbstverständlichen Spamfilter schaffen Routinen Abhilfe: Regelmäßig Tag für Tag das Postfach aufräumen, konsequent eine Zeit blocken und Mails bearbeiten.

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