Mittelstand Die Tücken der Personalbürokratie

Geschäftsführer von Klein- und Mittelunternehmen machen sich häufig nicht viel aus Personalführung und den dazu gehörenden Softwaresystemen. Neben mangelndem Wissen über den Nutzen stehen fehlende Erfahrung und Finanzprobleme oben auf der Liste der Gründe. Das ist die Beobachtung von Unternehmensberatern, Wissenschaftlern und Anbietern von Personalmanagementsoftware. Mit webbasierten Lösungen will die Branche Führungskräften teure Personalbürokratie abnehmen und ihnen günstige Personalführungsinstrumente bieten.

Werner Broeckmann sieht es realistisch. Der Unternehmensberater ist auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der Baubranche und des produzierenden Gewerbes mit bis zu 100 Mitarbeitern spezialisiert. Politiker und Wirtschaftsverbände könnten noch so oft lebenslanges Lernen proklamieren, so hat er beobachtet, aber dem großen Angebot von Personalsoftware - „Human Resource Management-Lösungen“ - steht die Ratlosigkeit deutscher KMU-Geschäftsführer gegenüber. Personalfragen würden im Beratungsgespräch oft unter den Tisch fallen. Stirnrunzelnd werde das Thema abgewehrt: „Wieso, ich kenne doch meine Leute?“

Georg Fritsch, Projektleiter beim Personaler-Netzwerk HRnetworx sieht die Situation ähnlich. Was mittelständische Arbeitgeber attraktiv mache, berge oft Stolpersteine für die Personalführung: Kurze Wege und offene Türen verführen zu Nachlässigkeit im Führungsstil. Wenn Chef und Mitarbeiter jeden Morgen an der gleichen Kaffeemaschine in ihren Tassen rühren, bleiben beispielsweise Zielvereinbarungen schon mal auf der Strecke, getreu dem Motto: „Das bespricht sich schnell zwischen Tür und Angel“. So fällt dann manchmal auch das Ergebnis der Zusammenarbeit aus: unverbindlich. Professionelles Personalmanagement rechnet Georg Fritsch eher großen Unternehmen zu: „Die haben eine eigene Abteilung und Budget dafür.“

Keine Erfahrung, kein Interesse

Fehlende Erfahrung ist das Kriterium Nummer zwei für mangelnde Professionalisierung der Personalführung und noch viel mehr für den fehlenden Einsatz von Softwaresystemen. Für Georg Fritsch schwingt da Angst mit: „Projektverantwortliche und Geschäftsführer fürchten, mit der Systemeinführung zu scheitern. Nach meiner Erfahrung verlaufen viele Projekte im Sand und die Kosten explodieren. Das passiert vor allem bei Individuallösungen.“ Individuallösungen sind auch nicht bei denen beliebt, die versierter damit umgehen. Eine Umfrage des Kölner Fachhochschulprofessors Wolfgang Mülders auf der Cebit 2006 hat ergeben, daß Verantwortliche zu 75 Prozent auf Standardprogramme setzen. Seine Studie umfaßte zwanzig Kategorien der Personalführung, wie Zeiterfassung oder Weiterbildungsmanagement. Einzig die Bereiche Skillmanagement und E-Learning wiesen gegenläufige Quoten auf.

Anbieter von HR-Managementsystemen nennen noch einen dritten Grund: Klassische Systeme sind für KMU finanziell unattraktiv. Dirk Linn, Geschäftsführer des Paderborner Herstellers p-manent, erklärt, warum: „Der Markt bietet beispielsweise leistungsfähige Komplettlösungen, welche im Schnitt 100.000 Euro kosten. Sie enthalten Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bewerbermanagement und vieles mehr. Die Investition amortisiert sich in KMU zu langsam. Ihnen ist die Installation nicht zu empfehlen. Dasselbe gilt für Individuallösungen.“

Dabei schiebt Innovation über Weiterbildung und Prozeßoptimierung das Firmenwachstum an. Die KfW Bankengruppe ermittelte in ihrem Mittelstands-Panel 2005, daß innovative Unternehmen stärker wachsen als ihre nicht innovativen Konkurrenten. Broeckmann zufolge ist dieser Sachverhalt noch nicht bei den Geschäftsführern von KMU angekommen: „Innovation und Wachstum gründen zu 50 Prozent auf Mitarbeiterweiterbildung und -einbindung. Dafür jedoch haben die wenigsten Führungskräfte ein Bewußsein. Sie meinen, ihr Personal lerne genügend aus der Praxis.“

Sorgfältige Personalführung zieht IT nach sich

Zwar könne man keine ideale Unternehmensgröße für den Einsatz von Software zum Personalmanagement angeben, sagt Unternehmensberater Werner Broeckmann, aber immer dort, wo der Geschäftsführer den Überblick verliert, sollte ein Personalsystem installiert werden. Hans-Günther Lindner, Professor an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Fachhochschule Köln, nennt dagegen eine Mitarbeiterzahl von 50, wenn es nur um Lohn- und Gehaltsabrechnung und minimale Personalverwaltung geht.

Professor Herbert Henzler, stellvertretender Vorsitzender des Beirats der Credit Suisse Group, stellte die Verwaltungsmisere der KMU jüngst heraus, als er vorrechnete, warum immer mehr Unternehmer ihren Job an den Nagel hängen: Die Bürokratiekosten pro Arbeitsplatz in einem Kleinunternehmen mit bis zu 20 Beschäftigten liegen demnach bei 3.462 Euro im Jahr. Er beobachtet, daß immer mehr Firmenchefs ihre Unternehmerschaft beenden, „weil sie zuviel Ärger mit der Personalverwaltung haben.“

Herstellermarkt reagiert

Der Anbietermarkt von Personal-Lösungen hat diese Situation längst registriert. Nach Angaben des Portals www.software-marktplatz.de gibt es 403 Hersteller von Personalsoftware in Deutschland. An der Spitze stehen hier Personalinformation, Personalabrechnung sowie Lohn/Gehaltssysteme mit 132 Anbietern, danach Zeitwirtschaft und Zeiterfassung mit 98 Herstellern. An dritter Stelle liegt die Personalverwaltung mit 55 Firmen.

Viele von ihnen reagieren auf die Finanz- und Verwaltungsmisere der KMU mit webbasierten Varianten ihrer Systeme. Rein webbasierte Lösungen gibt es nach Schätzungen von Holger Joachim, Marketingdirektor des Softwareanbieters SoftGuide.de, mehr als 20.

Wachsende Zahl von Web-Lösungen

Die Zahl der Online-Lösungen erhöht sich stetig. Das Softwarehaus Persis online beispielsweise brachte im Juli eine solche auf den Markt. Geschäftsführer Olaf Schink führt aus: „Webbasierte Lösungen sind am Markt unter dem Begriff ASP-Lösungen bekannt. Sie werden im Internet betrieben. Die Kunden brauchen dafür lediglich einen Computer und einen Browser. Damit fallen teure Installationszeiten von Hardwaresystemen weg, denn der Server steht beim Anbieter. Sie benötigen keinen eigenen Server oder eigene spezielle IT. Die Systeme können sofort genutzt werden. Es wird dabei auch keine Software gekauft, sondern nur zur Nutzung auf Monatsbasis gemietet.“

Man müsse nach circa vier Jahren mit einem Break-even rechnen: die Miete sei dann so teuer, als habe man das Produkt gekauft. Allerdings entfielen bei der Mietvariante Kosten für gegebenenfalls neue Server, neue Datenbanken oder Updates und ausgebildetes IT-Fachpersonal. Außerdem stünden mit den Weblösungen sofort mehrere Anwendungen zur Verfügung, die sonst bei inhouse-Varianten nur sukzessive aufgebaut werden können, so wie Bewerbermanagement, Stellenmanagement, Weiterbildung, Ideenmanagement. Die Leihkosten beziffern sich bei den meisten Herstellern durchschnittlich auf monatlich 99 Euro netto für Firmen mit einem Mitarbeiterstamm bis 100 Personen. Dazu komme meist eine einmalige Einrichtungsgebühr, bei Persis zum Beispiel 500 Euro. Die Lösungen seien modular aufgebaut, so daß auch mit einer Standardanwendung individuelle Lösungen entstehen.

Ist das Internet also die Lösung für KMU? Dirk Linn bremst. Die Online-Varianten seien nämlich nicht so anpassungsfähig wie die Inhouse-Systeme. Die Anpassung produziere zum Teil hohe Kosten. Sein Tip: Leistungsfähige Standardlösungen suchen und so mit Best-Practice-Methoden arbeiten. Georg Fritsch von HRnetworx erklärt die Hintergründe: „Viele Systeme sind bei ihrer Markteinführung sehr teuer und benötigen einen hohen Beratungsaufwand. Führen Produkte sich gut ein, fallen die Preise und werden für KMUs interessant.“ Das gelte auch für webbasierte Lösungen.