Ideenmanagement Der schlafende Riese

Manche Idee ist Geld wert. Vor allem jene, dass man nicht alle guten Ideen selbst haben muss. Wer erleben will, wie man das Unternehmen mit gescheiten kleinen Einfällen in der Summe ein großes Stück voranbringt, muss die fragen, die das am besten wissen – die Mitarbeiter. Tatsächlich schlummert hier ein Riese, denn nach Schätzungen von Instituten, die sich mit dem Thema beschäftigen, haben nur etwa 5000 Unternehmen in Deutschland ein institutionalisiertes Ideenmanagement. Die Zahl wächst wohl, aber genau weiß das niemand. Dabei ist die Idee dazu uralt, nur hieß es früher anders. Wahrscheinlich war Alfred Krupp der Erste, der ein betriebliches Vorschlagswesen eingeführt hatte. Krupp fragte schon 1877 seine Mitarbeiter gezielt nach Verbesserungsvorschlägen, die sie bitte zu Papier bringen sollten.

Das Grundprinzip ist geblieben, aber das moderne Instrument heißt jetzt Ideenmanagement (IDM). Die Vorschläge werden bis zur Umsetzung von Personal begleitet, das eigens dazu ausgebildet wurde. Pionier ist in dieser Hinsicht das Deutsche Institut für Betriebswirtschaft (dib) in Frankfurt. Das Institut, das aus der Johann Wolfgang-Goethe-Universität heraus gegründet wurde und heute eine Tochtergesellschaft der Dekra Akademie GmbH ist, erhebt regelmäßig in Umfragen Daten bei den rund 350 Mitgliedern seines Forums Ideenmanagement. Die Ergebnisse sind eindrucksvoll: Jeder Mitarbeiter spart seinem Unternehmen durchschnittlich ungefähr 600 Euro im Jahr. Die Zahl der Vorschläge je hundert Mitarbeiter schwankt je nach Branche von fünf in der öffentlichen Verwaltung bis zu 250 in der Metallindustrie. Etwa 70 Prozent davon werden verwirklicht. Die weit überwiegende Zahl verbessert Kleinigkeiten, die durchschnittliche Prämie schwankt daher um etwa 150 Euro. Große Geistesblitze sind eher selten. Seit den achtziger Jahren werden die besten Ideen und Unternehmen mit Preisen ausgezeichnet. Das Institut gibt eine Fachzeitschrift heraus und bietet Schulungen an. Die beteiligten Unternehmen haben sich zu Arbeitskreisen zusammengeschlossen, und es gibt einen regelmäßigen Ideenaustausch.

Einladung zum Abkupfern

Dass alle immer gerne über ihre Erfolge reden, muss man nicht erwarten. Schließlich lädt der gute Einfall des anderen zum Abkupfern ein. „Den Austausch gibt es vor allem zwischen Unternehmen, die keine direkten Wettbewerber sind“, erklärt Sarah Dittrich, die Leiterin des Ideen- und Innovationsmanagements im dib. IDM sei ein Führungsinstrument. Das Management könne so die Stärken seiner Mitarbeiter ausschöpfen und die Personen fördern. Ideenmanagement sei innerhalb des Unternehmens wie ein Produkt, das man bewirbt und pflegt – mit einem eigenen Marketing, einem eigenen Logo und inzwischen auch mit hochspezialisierter Software, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess begleitet.

Der Anstoß zur Einführung geht oft vom Betriebsrat aus. „Betriebsrat und Geschäftsführung müssen voll dahinterstehen“, sagt Dittrich. Da kann man viel falsch machen: Der Chefsekretärin eben schnell „nun mach mal“ zuzurufen bringt in den meisten Fällen keine rechten Ergebnisse. Schon in mittelgroßen Betrieben ist jemand notwendig, der sich hauptamtlich um die Ideen kümmert. Hier sind also erst einmal Investitionen nötig. „Das ist die Frage, wie ernst man es betreiben will“, sagt Dittrich. Üblich ist eine Stabsstelle oder eine Gruppe, einige große Mitglieder des Forums haben aber bis zu 50 Mitarbeiter in der Abteilung IDM. Das Organisationmodell richtet sich nach dem Betrieb. Der Klassiker ist die zentrale Einrichtung: Der Ideenmanager nimmt die Vorschläge entgegen und prüft sie. Das wird in den meisten Fällen nicht gehen, weil er von der Sache nichts versteht. Deshalb muss er Gutachter aus den Fachabteilungen heranziehen. Im modernen IDM ist freilich ein dezentrales Führungsmodell üblich. Dahinter steckt die Annahme, dass der jeweilige Vorgesetzte am besten beurteilen kann, was der Vorschlag taugt. Deshalb wird die Idee von unten nach oben weitergereicht.

Zur Belohnung den Parkplatz des Chefs

In einer Betriebsvereinbarung ist geregelt, welche Prämien ausgeschüttet werden. Sind die jährlichen Einsparungen für das Unternehmen direkt zu errechnen, ist das keine Schwierigkeit: Ausgeschüttet werden meist zwischen 10 und 20 Prozent des ersten Jahres. Schwieriger wird es bei Vorschlägen, deren Nutzen nicht direkt beziffert werden kann – etwa solche zum Arbeitsschutz. In diesen Fällen sind gestaffelte Prämien üblich. Mit ein wenig Phantasie lassen sich auch Belohnungen finden, die noch nicht einmal etwas kosten: etwa die Erlaubnis, eine Woche den Parkplatz des Chefs zu benutzen.

Zu den beliebten Fehlern bei der Einführung eines Vorschlagswesens gehört auch, zu wenig oder keine Vorgaben zu machen. Wird nur einfach die Bitte in den Raum gestellt, Ideen einzureichen, dann zeigt die Erfahrung, dass Vorschläge dergestalt kommen, man möge doch die Bezüge der Geschäftsführung halbieren und von der gesparten Million den Zehnten ausschütten. Stattdessen sollte von den Mitarbeitern erwartet werden, dass sie sich schon Gedanken darüber machen, wie die Idee umgesetzt werden könnte. Falsch ist es andererseits, die Leute mit unübersichtlichen Formularen abzuschrecken. Mehr Frust als Lust erweckt das IDM auch, wenn die Eingaben wochenlang liegenbleiben. Da man über Gutes reden sollte, wäre es auch fahrlässig, es fast heimlich durch einfache Mitteilung im Intranet einzuführen. Praktiker raten: Man beginnt mit einem Wettbewerb, im Foyer steht ein Fahrrad für den ersten Sieger. Regelmäßige Ausschreibungen zu einem bestimmten Thema sind auch nicht verkehrt, zum Beispiel zum Umweltschutz.

300 Millionen Euro an Prämien

Wer sein IDM pflegt, findet sich regelmäßig weit oben in der Siegerliste des Frankfurter Instituts wieder. Volkswagen zum Beispiel: Unter dem Slogan „Geben Sie Ihrer Idee den Startschuss“ kam VW gerade recht zur Fußballweltmeisterschaft der Frauen. Als Preis gab es Eintrittskarten. Insgesamt sind dort im vergangenen Jahr fast 400.000 Vorschläge eingereicht worden. Einer Einsparung von 340 Millionen Euro standen Prämien von 30 Millionen gegenüber. Ein gutes Beispiel aus der Dienstleistungsbranche ist die Deutsche Post: Aus fast 228.000 Ideen errechnet die DHL einen Nutzen von gut 200 Millionen Euro. Eine lange Tradition erfolgreichen Vorschlagswesens hat auch Siemens. Die erste überlieferte Liste der Ideen stammt von 1913. Damals wurden 21 verwirklicht, heute sind es jährlich etwa 100.000. Ein modernes Ideenmanagement wurde 1997 eingeführt. Seitdem haben 1,5 Millionen Vorschläge dem Unternehmen 3 Milliarden Euro eingespart, 300 Millionen Euro wurden ausgeschüttet. Gute Ideen gibt es auch in den Banken. Die Deka-Bank sammelt zentral die Vorschläge aus den einzelnen Sparkassen. Neben den Anregungen der Mitarbeiter werden auch Beschwerden der Kunden eingearbeitet. Im vergangenen Jahr gab es 750 Ideen mit einem Einsparpotential von rund 19 Millionen Euro.

Wenn es richtig gemacht wird, haben also alle Seiten etwas davon. Was gibt es da noch zu verbessern? „Lieferanten, Wissenschaftler und Kunden könnten besser eingebunden werden“, sagt Dittrich. Das Web ließe sich noch besser nutzen. Und die deutschen Unternehmen müssen ihre Tochtergesellschaften im Ausland einbinden, unter Berücksichtigung kultureller Unterschiede. Dazu werden gute Ideen gesucht.