Hinter den Kulissen Personalfachleute ohne Personalkonzept

Wer mit Software-Lösungen seine Personalarbeit verbessert, kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren - zum Beispiel Recruiting oder Weiterbildung. So werben diverser Anbieter für ihre Produkte. Sie selbst sparen in ihrer eigenen Personalarbeit oft lediglich Papier und Zeit ein. Das zeigt eine Umfrage in der Branche.

Den deutschen Personalwirtschaftpreis oder österreichischen Staatspreis für alternsgerechte Personalkonzepte würden viele Anbieter nicht einstecken. Sie müssten mithalten können mit Konzepten, wie beispielsweise dem der Generationspartnerschaft der österreichischen Wüstenrot: Jüngere und ältere Mitarbeiter teilen sich Kunden, das entlastet die dienstältesten Kollegen.

Selbstverständlichkeiten statt Innovationen

Statt Innovationen werden Selbstverständlichkeiten groß geschrieben. Dazu gehören Mitarbeitergespräche, Zielvorgaben und Betreuung des Personals. Und was die stolz zitierten flexiblen Arbeitszeiten oder variable Vergütung angeht: nicht alle Mitarbeiter begrüßen das.
Beim Stichwort Mitarbeitermotivation denken viele Anbieter vor allem an sich. Motiviert ist, wer sich mit der Firma identifiziert, heißt es. Das falle den Angestellten ohnehin nicht schwer, die Produkte seien nämlich gut. Und Mitarbeiter, die nicht so denken, werden durch Prämien angefeuert.

Manche Firmen leisten es sich, gar kein Personalkonzept zu haben, wie zum Beispiel Dexter aus Bad Homburg. Das Unternehmen ist Anbieter von Mitarbeiterportalen, Personalauswahltools und Systemen für Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement. Die elektronische Plattform „HR-Monitor“ ermögliche kleinen und mittleren Unternehmen einen kostengünstigen Einstieg in softwaregestütztes Personalmanagement. Geschäftsführer Ivo Titscher sagt offen, dass aufwändige Personalarbeit bei seinen fünf Leuten kaum sinnvoll sei. Dies betreffe auch das Recruiting: „Wir nehmen gern Praktikanten. Da sieht man schnell, wie sich jemand einführt und ob er in unser homogenes Team passt.“ Alle Angestellten hätten vorher mehrere Jobs gehabt. Die Arbeitsfelder seien so fließend, sagt Titscher, da könne einer heute Projektleiter sein und arbeite in ein paar Monaten kräftig im Vertrieb mit. „Arbeitsbereicherung“ nennt der Bad Homburger das. Außerdem: Weil sich Aufgaben ständig ändern, seien Zielvereinbarungen sinnlos. Und Schulungen? „Das suchen die sich raus. Sie wissen selber, wo ihre Schwächen liegen“, sagt Titscher.

Damit der Job zum Zuhause wird

Der häufigste Grund, warum kleine Firmen kaum Personalarbeit machen, ist ihre familiäre Atmosphäre. Getreu dem Motto: Anliegen können ja persönlich besprochen werden. Außerdem setzen Geschäftsführer darauf, dass dieser Umgangston die Mitarbeiter auch bindet. Das ist auch die Ansicht des lippischen Unternehmens KDV - Kanne Datenverarbeitung aus Detmold. Und spart sich besondere Personalmaßnahmen.

Die Firma bietet unter anderem eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und ein Personalinformationssystem an. Der Bilanz zufolge griffen zuletzt 2.500 Kunden im Jahr auf die Dienste KDVs zurück. Die Personalführung für die 37köpfige Belegschaft verantworten die beiden Geschäftsführer Rainer Grüne und Werner Warweg. Das Unternehmen setzt statt auf innovative Maßnahmen auf einen Gruppeneffekt bei seinen Mitarbeitern. „Der Teamgeist wirkt motivierend und ist das, was Leute in der Firma hält“, sagt Grüne. In der Gruppe werde Mittag gegessen, pausiert und geklönt. Der persönliche Kontakt ist gewollt. Damit der Job zum Zuhause wird. Die Hierarchie sei flach. Das fördere das persönliche Gespräch im Unternehmen. „Wer sich was zu sagen hat, auch im Konfliktfall, geht zum Kollegen rüber.“

Bei Bewerbern interessiert Grüne vor allem ihre soziale Eignung. Das ist auch ein Thema in der Probezeit: „Neue müssen bei uns so viel lernen, das schaffen sie kaum in sechs Monaten.“ Aber wie teamfähig jemand ist und ob er sich für die Firma engagiert, könne bewertet werden. Eingeführt wird der neue Mitarbeiter durch learning by doing, kleinere Lernaufgaben und den Gruppenalltag. Auch hier also keine speziellen Maßnahmen, wie beispielsweise Patenschaft. Und wie funktioniert Weiterbildung? Grüne lässt externe Seminaranbieter vor der Tür. Gelernt wird in den Abteilungen. Das bedeutet für die Mitarbeiter: selbst machen. Da KDV sich primär mit Lohn- und Gehaltsverwaltung befasst, müssen sie sich über neue Gesetzvorlagen informieren und während der Arbeit lernen. Einzelne Mitarbeiter schulen bei größerem Lernbedarf ihre Kollegen. Einziges Bonbon: Ab einem Jahr Betriebsangehörigkeit beteiligt KDV den Angestellten am Firmenertrag.

Kaum nennenswert

Dass kleine Unternehmen mit Personalkonzepten und kleinen Mitarbeiterbelohnungen gut fahren, zeigt HR4YOU aus Ebermannstadt.
Die Firma bezeichnet sich als Softwarespezialist für Lösungen unter anderem für die Zeitarbeit, Bildungsträger und Franchiseorganisationen. Einer ihrer Kunden ist beispielsweise DHL. Geschäftsführer Axel Rekemeyer hält seine Maßnahmen für kaum nennenswert. Seine 13 Mitarbeiter konsultieren wöchentlich einen Physiotherapeuten, in einem eigens eingerichteten Raum. Ansonsten gebe es Saunakarten und Dienstwagen für die Belegschaft. Für das kommende Wintersemester wurde eine Ausbildungsstelle ausgeschrieben, die verbunden ist mit dem Studiengang „Wirtschaftinformatiker/in (BA)“. Der Kandidat kann neben der Ausbildung im Betrieb seinen Bachelor an der Berufsakademie Ostfriesland machen. Ein paar Anreize gibt es für Mitarbeiter also doch, egal wie klein die Firma ist.

Auf keinen Fall Predigten

Ein HR-Beauftragter und 75 engagierte Mitarbeiter - da scheinen besondere Personalmaßnahmen obsolet zu werden, glaubt man Attila Bock, Director des Business Developement, bei ExecuTrack. Das Unternehmen bezeichnet sich selbst als Marktführer für IT-gestütztes Human Capital Management, unter anderem in den Bereichen Weiterbildung, Nachfolgeplanung und Skill-Management. Der „administrativen Head of Human Resources“ bei ExecuTrack sorgt dafür, daß Fach- und Führungskräfte ihre Mitarbeiter selbst leiten können, er berät sie. Bock selbst ist beispielsweise Chef für zehn Leute. Eingestellt hat er sie selbst, wie alle anderen Vorgesetzten. Dabei hilft ihnen ein eigener Personalauswahltest. Für Karriereplanungen nutzen die Manager die Talent-Management-Lösung von ExecuTrack. Auch sonst gilt Selbstverwaltung: Mitarbeiter ändern in einem webgestützten Self-Service-System unter anderem ihre Adressen oder füllen Urlaubsanträge aus.

Auch bei der Motivation legen Angestellte selbst Hand an: „Was unsere Mitarbeiter motiviert? Auf keinen Fall Predigten. Sondern eigene Ergebnisse und Arbeiten in unseren internationalen Niederlassungen“, sagt Bock. Derzeit sind drei Düsseldorfer in Orlando. Und: einige Angestellte besuchen die ExecuTrack-Anwendertage in Chicago. Damit sie sähen, welche Bedeutung ihre Arbeit hat.
Und schlussendlich organisieren sich die Mitarbeiter auch ihre Belohnungen selbst. Die Firma zahlt es immerhin: derzeit spielen Angestellte in einer geheizten Halle Fußball, welche ExecuTrack zahlt, genauso wie der jährliche Cocktailabend. Attila Bock kommentiert: „Meist entwickeln sich Ideen im Team und werden von der Leitung adaptiert.“

International identifizierbare Mitarbeiter?

Eine jüngst veröffentlichte Hewitt-Studie zeigte, dass Firmen ihre Personalarbeit zunehmend international standardisieren. Das bedeutet für das Personal oft, dass es sich den Unternehmensstrukturen noch mehr anpassen muss, auch in seiner Persönlichkeit. Wie die entsprechende Personalarbeit aussieht, weiß das Unternehmen Exact Software. Das Unternehmen besitzt laut eigenen Angaben 25.000 Kunden. Die Firma entwickelt betriebswirtschaftliche Software für den Mittelstand - vom Personalmanagement bis zur Logistik.
Mit der Konzernzentrale im niederländischen Delft stimme Exact Software gerade eine Vereinheitlichung der Personalarbeit für die 140 Mitarbeiter in München und Bremen ab, berichtet Wolfgang Maier, Leiter des Product Managements. Es soll ein gemeinsames Wertesystem, Führungsleitbild und Kompetenzmodell für Mitarbeiter geben. Und zwar unter dem Aspekt: Was zeichnet Exact Software-Mitarbeiter international aus? Das sei möglich, weil Exact Software einen mittelfristigen Plan für die nächsten drei bis fünf Jahre ausgearbeitet hat. Damit könnten ein Kompetenzen-Modell festgelegt und die Mitarbeiter entsprechend ausgebildet werden.

Diese Aufgaben wird der neue HR-Beauftragte bearbeiten, der Anfang 2007 kommt. Er soll eine Lücke schließen. Das Unternehmen hatte zwölf Monate keinen Mitarbeiter, der sich um Personalentwicklung und Beschaffung kümmert.

Neben den gängigen Personalinstrumenten hat Exact Software jedoch eine Innovation speziell für die Firmen-Neulinge: Hospitanz und Mitarbeit im Customer Support Service. „Dort sind sie, bis sie einen Gesamtüberblick über das Unternehmen und seine Produkte haben“, resümiert Maier.

Es geht also doch

Von innovativen Personalkonzepten wird gern geredet: Diverse Arbeitsinstitute an Universitäten forschen nach neuen Konzepten, Wirtschaftspreise zeichnen hervorragende Arbeiten aus. Doch in der Praxis sind neue Ideen rar. Warum? Unternehmen reagieren noch zu wenig auf gesellschaftliche Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Familienfreundlichkeit der Arbeit. Atilla Bock berichtet beispielsweise, dass ExecuTrack jüngere Menschen aufnimmt, um der demografischen Wende vorzubeugen. Das ist wenig innovativ und löst nicht die Frage, was mit den älteren Mitarbeitern passieren kann. Der Anbieter ist kein Einzelfall.

Etwas mehr Firmen engagieren sich beim Thema Beruf und Familie. 141 wurden im Juni für ihre Ideen mit einem Zertifikat ausgezeichnet, von Bundesfamilienministerin Ursula von der Leyen und Bundeswirtschaftsminister Michael Glos. Eine der Firmen war perbit Software aus Altenberge. Der Betrieb beschäftigt 55 Angestellte und bezeichnet sich als Markt führender Anbieter von HRM-Systemen. Perbit erhielt das Zertifikat, weil es unter anderem Eltern Teilzeit und Arbeit im Home-Office anbietet. Außerdem versucht es, Mitarbeiterinnen nach der Babypause schnell wieder ins Haus zu holen. Auch setzt Geschäftsführer Wolfgang Witte auf Gesundheitsmanagement: In der Cafeteria stehen Gemüse und Obst. Ein Physiotherapeut gibt wöchentlich Massagen im Haus. Trotz kleiner Runde beschäftigt perbit eine HR-Beauftragte. „Sie gibt unter anderem strukturierte Konzepte für die Personalarbeit vor, beispielsweise für Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen. Außerdem organisiert sie Seminare, übernimmt das Recruiting und die Personalbetreuung“, berichtet Wolfgang Witte. Geführt werden die Mitarbeiter von den Führungskräften. Besonderheit: bei perbit schätzt der Vorgesetzte nicht nur den Angestellten ein, sondern dieser auch seinen Chef.

Es geht also doch: Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen. HRM-Anbieter sollten nicht nur Lösungen erarbeiten, sondern auch mutig eigene Wege finden. Statt reiner Werbung könnten sie dann praktische Beispiele liefern. Das wäre ein Gesellschaftsbeitrag, der keine langatmige PR braucht.