Bewerbungsmanagement Eisschreiben zum Warmhalten

Das ist doch ärgerlich. Kaum ist die Stelle besetzt, meldet sich ein 33 Jahre alter Ingenieur: zehn Jahre Erfahrung mit Umwelttechnik in Persien und perfekte Arabisch- und Englischkenntnisse. Hilft nichts, die Absage muss raus. Aber nicht mit dem Spruch: „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück und wünschen für die Zukunft alles Gute.“ Das hieße mit anderen Worten: Danke, aber kein Interesse! Thomas Kleb, Geschäftsführer von Terra Personalmarketing, geht noch weiter: „Das könnte auch heißen, der Bewerber ist eine Belastung.“ Das sei so, als würde ein Verkäufer im Elektrogeschäft sagen: „Sie wollen einkaufen? Wir sind mit Arbeit überfrachtet!“ Was interessiert das den Kunden?

Bewerber lesen Absagen genau, schließlich steckt in jeder Bewerbung vielleicht ihre neue Zukunft. Noch ärger als eine blasse Antwort ist gar keine, findet Lutz Altmann, Geschäftsführer der Recruiting- und Personalmarketingagentur humancaps consulting Limited. Zwar sei die Personalbeschaffung ein Massengeschäft, aber Firmen müssten aus der Postflut Talente filtern und auf Eis zu legen. Wer weiß, wann sich was ergibt. Und bei dem aktuellen Fachkräftemangel könnten sie unmöglich Top-Kräfte verprellen. Außerdem befänden sich darunter eventuell Kunden. Die sollen ja weiterhin gut vom Anbieter denken. Besonders ärgert Altmann: „Was schimpfen Firmen über miese Bewerbungen. Selbst geben sie sich aber auch kaum Mühe.“ Logisch, dass einige Kandidaten nie wieder anklopfen.

Absagen ist keine Lapalie

Außerdem spreche sich das lasche Verhalten besonders an Hochschulen und in High-Potential-Netzwerken herum, weiß Dagmar Hübner, die eine eigene Personalberatung führt und selbst HR-Managerin war. Das Absageschreiben sei deswegen keine Lappalie, weil es der erste persönliche Kontakt zwischen den Parteien ist, so Thomas Kleb. Misslinge der, kratze das ordentlich am Ruf des Arbeitgebers. Bewerber entnähmen dem Text außerdem, wie der Wind im Unternehmen wehe und wie es Mitarbeitern sähe: Kommissionsware oder Mitstreiter?

Wer mit Strategie und Sprachkunst absage, der kann laut Kleb am Ende sogar gewinnen. So ließen sich womöglich Bewerber längerfristig binden und die Kosten für die Personalbeschaffung senken, indem Stellen künftig schneller besetzt werden können.

Was aber soll in den Brief oder die Mail rein? Kleb kennt viele Beispiele. 2004 lobte er mit der refline AG den Wettbewerb „Eisschreiben“ aus: „Wir bewerteten Authentizität, Individualität, Sprachstil, Inhalt und Adressatenwirkung.“ Die Schreiben sollten sich inhaltlich auf die Firma beziehen. Wie das der Sieger tat, die Mahle GmbH, unter anderem Formel-1-Zulieferer: „Leider können wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt keinen geeigneten Arbeitsplatz anbieten, der Ihrer Qualifikation entspricht. Engagierte und motivierte Mitarbeiter, die ihren Motor zu Höchstleistungen bringen möchten, suchen wir in unserem Rennstall immer wieder.“ Die Bewerbung werde jedoch in der „Boxengasse“ geparkt. Bei einer „freien Startposition“ gäbe man Bescheid. Für Thomas Kleb ist alles in dieser Absage: Sie ist firmenbezogen und glaubwürdig, motivierend und wertschätzend. Damit habe sich Mahle gegenüber Konkurrenten gut positioniert.

Keine Schnörkelei

Er warnt aber vor zu viel Schnörkelei: „Bleiben Sie glaubwürdig.“ Ansonsten denke der Kandidat, er werde hingehalten oder die Firma übergehe seine Situation unsensibel. Werner Hofmann, Personalmanager bei Mahle, sieht noch ein Problem. Er verwende das prämierte Schreiben nur sparsam: „Unsere Bewerber sind zu 60 bis 70 Prozent Ingenieure. Ob die das immer gut aufnehmen? Nicht jeder verträgt so viel Spritzigkeit.“

Auch Ikea ist mit kreativen Texten lieber vorsichtig. Die Leiterin des Personalmarketings, Pia Palmu, erzählt: „Wir haben vor Jahren geschrieben, wir müssten absagen, es wäre aber schön, wenn derjenige sich auch künftig mit Ikea einrichtet. Diese Doppeldeutigkeit fanden viele witzig. Es gab aber auch verärgerte Anrufer.“ Ikea verändere seine Absagen, je nach Arbeitsmarkt- und Firmenlage. Palmu zitiert ein Beispiel: „Wir haben uns sehr bemüht, für Sie das Richtige zu finden. Doch bei Ikea fühlen sich die Mitarbeiter so wohl, dass wir leider derzeit nicht den passenden Arbeitsplatz für Sie haben.“ Den Du-Stil und die typische persönliche Note wolle Ikea beibehalten - auch wenn vor der Eröffnung eines einzigen Einrichtungshauses bis zu 15.000 Leute anklopfen.

Fast schon Ikea-Stil hat das Schreiben der Allianz Private Krankenversicherungs-AG: „…am liebsten würden wir die ausgeschriebene Stelle 'Referent Arzneimittelmanagement' mit einem Zauberspruch verdoppeln, da Sie aufgrund Ihres Pharmaziestudiums und Ihrer Projekttätigkeit bei einem Pharmaunternehmen optimal auf eine weitere Stelle dieser Art passen würden, aber zaubern können wir noch nicht.“ Bei einer „neu gezauberten Stelle“" melde sich die Allianz wieder.

Der Möbelhersteller Paul Hettich GmbH & Co. KG experimentiert dagegen lieber mit Satzzeichen: „Guten Tag, Herr Müller! Danke für Ihre Bewerbung - interessant! Schade - zurzeit ist keine entsprechende Stelle frei. Wir behalten Ihre Unterlagen für später - einverstanden? Mit freundlichem Gruß.“

Thomas Kleb steuert selbst ein Beispiel bei: „Für Orthomol pharmazeutischen Vertriebs GmbH haben wir einen sechsseitigen Absageflyer gemacht.“ Auf Seite zwei reparieren zwei Jungen ein Fahrrad, darunter prangt der Spruch: „Eine Absage ist eine Absage. Aber keine Bremse.“ Der Bewerber solle sich nicht entmutigen lassen und aktiv bleiben. Vielleicht ergäben sich bald neue Aufgaben.

Vorsicht: Gesetz!

Der Rechtsanwalt Tino Kuprat mahnt allerdings zur Vorsicht. Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz sanktioniere unter anderem Diskriminierungen wegen Alter, Geschlecht, Religion und Nationalität. Personalmanager müssten aufpassen, dass gut gemeinte Worte nicht gegen sie verwendet werden. Er empfiehlt, knapp und neutral zu formulieren. „Und briefen Sie Ihre Mitarbeiter. Keiner sollte Gründe ausplaudern“, so Kuprat. Lutz Altmann beobachtet, dass Personaler neuerdings lieber zu Standardtexten greifen. Allerdings werde die Geschichte heißer gekocht als gegessen, meint Kuprat: „Der erwartete Klageboom blieb aus. Viele trauen sich nicht.“ Vorsicht schade trotzdem nicht. Und das Schreiben von Mahle findet er unbedenklich. Für Dagmar Hübner ist das Gesetz kein Grund, untätig zu bleiben: „Ich gebe den Leuten immer ehrliches Feedback, auch telefonisch. Sage, wo sie sich verbessern können. Das hat mir nur gute Kontakte gebracht.“ Das Patent-Rezept für Eisschreiben gibt es also nicht. Jedes Unternehmen muss selbst zum Bewerber finden. Hauptsache, sie tut es überhaupt - bevor andere abräumen.